Hace ya unos años que establecí mi negocio en Estonia a través del programa de E-Residencia y decidí compartir mis motivaciones y el proceso por el que pasé.
Ten en cuenta que no se trata de un asesoramiento legal o fiscal, sino de mi experiencia personal hasta el momento.
Tabla de contenidos
Mis antecedentes y motivación para establecer mi empresa en Estonia
Todo mi trabajo es online y no suelo reunirme con mis clientes (ni con los miembros del equipo) en persona. Facturo por horas o por paquetes. La mayoría de mis clientes de los últimos años son empresas europeas, y algunas de fuera.
Antes de establecer mi empresa en Estonia, era empresario autónomo en España. Esta es la forma más sencilla de entidad empresarial en España, y era realmente una forma fácil de empezar, con un mínimo de papeleo inicial. Como empresario individual, los beneficios de mi empresa eran básicamente mis ingresos brutos, por lo que todos mis beneficios estaban sujetos al impuesto sobre la renta de las personas físicas (simplificado – hay algunos otros factores).
Como empresario individual, también era personalmente responsable de cualquier cosa relacionada con mi negocio; por ejemplo, si alguien me hubiera demandado, mi patrimonio personal habría estado en peligro. Y constituir una sociedad limitada «de verdad» en España o estarse mucho tiempo como autónomo cuesta demasiado hoy en día para una empresa de una sola persona.
Impuestos complejos
Sin embargo, con el aumento de los ingresos y la complejidad, declarar mis impuestos y beneficios pronto se convirtió en algo espantoso. Llegué a un punto en el que ya no lo entendía del todo y finalmente contraté a un contable, que me cobró una barbaridad en honorarios sólo por los informes de un año (cuenta de resultados, impuesto sobre la renta de las personas físicas, IVA), sin incluir la contabilidad y los informes mensuales.
Con mi negocio en España, llevaba toda la contabilidad yo mismo, dedicando varias horas al mes a la facturación, el registro de gastos, las declaraciones mensuales de IVA y otras actividades. A lo largo del mes, a menudo no estaba segura de haber archivado todos mis gastos correctamente y, sobre todo, me aterraban las declaraciones mensuales del IVA (pueden ser bastante complicadas).
La contabilidad acabó siendo algo que me daba repelús: piensa en los gastos semipersonales, en las situaciones complejas de IVA con clientes o proveedores, por ejemplo. Y al mismo tiempo, me di cuenta de que no impulsaba mi negocio, sino que sólo me quitaba mucho tiempo y espacio en la cabeza. Era hora de cambiar (hay que admitir que ese cambio podría haber sido simplemente contratar a un contable para todo mi papeleo).
Trámites reales
Algunas partes de la declaración de impuestos y de los negocios en España siguen requiriendo correspondencia física real. Lo que también significa que estaba atado a una dirección física, mi dirección de registro. Como viajaba tanto y pasaba menos de 3 meses de media en España, cada vez me resultaba más difícil asegurarme de recibir toda la correspondencia importante de las autoridades y mantener mi dirección actualizada cuando me mudaba.
Independencia de la ubicación y traslado al extranjero
En ese momento también llevaba unos dos años como nómada digital y apenas pasaba tiempo en España.
Decidí cortar por completo los lazos con España, no sólo para mi negocio sino también personalmente, y darme de baja por completo. Me di cuenta de que me sentía bastante vulnerable allí legalmente y de que mi estilo de vida y mi negocio independientes de la ubicación todavía no encajaban del todo en el sistema.
La decisión de marcharme correctamente también me abrió muchas otras oportunidades, como el seguro médico internacional (mucho mejor y mucho más asequible), la elección de una mejor configuración para mi residencia fiscal personal (¡hola Portugal!) y la simplificación general de mi vida. Y sí, también hay desventajas, pero esa discusión está fuera del alcance de este post.
Para resumir, mi deseo de optimizar mi configuración estaba impulsado por estos factores:
- responsabilidad personal como empresario individual frente a la propiedad de una sociedad limitada
- los beneficios de la empresa tributan totalmente como ingresos personales, lo que supone un escaso incentivo financiero para reinvertir en la empresa
- papeleo complejo y servicio de contabilidad caro o muy limitado
- el papeleo real; no toda la administración empresarial y fiscal puede hacerse electrónicamente en España
- deseo de salir de España y reestructurar mi configuración fiscal personal
Entra en escena la e-residencia estoniana
Como ya habrás oído, el pequeño país báltico de Estonia lanzó su innovador programa de e-residencia en 2014. Sin embargo, el nombre es bastante engañoso: no se trata de una residencia real, una ciudadanía o incluso un visado.
Básicamente se trata de un registro y una forma de identificación que te permite utilizar algunos de los servicios del gobierno estonio, como abrir y administrar una empresa. La e-residencia por sí sola no te permite visitar o vivir en Estonia.
Sin embargo, existe una vía para la residencia temporal y posteriormente permanente (léase visado Schengen) a través de la e-residencia, siempre que obtengas una determinada cantidad de ingresos durante varios años consecutivos. Como soy ciudadano de la UE, no lo necesito y no he investigado más al respecto.
Obtener la e-residencia estonia
Las personas de cualquier nacionalidad pueden optar a la e-residencia. El proceso de solicitud es un sencillo formulario online y cuesta 100 euros. Tuve que facilitar algunos datos básicos sobre mí, una foto biométrica reciente, una copia de mi documento nacional de identidad (o pasaporte) y el propósito de mi solicitud (es decir, por qué quería establecer mi negocio en Estonia).
La recogida de la tarjeta de residencia electrónica tiene que hacerse en persona, ya sea en una embajada o consulado de Estonia, o en Tallin. El lugar de recogida debe elegirse en el momento de la solicitud.
Mi solicitud fue aprobada por correo electrónico un par de días después de presentarla. Otras cuatro semanas después, me invitaron a recoger mi tarjeta de residencia electrónica en la embajada de Estonia en Madrid, donde se escanearon mis huellas dactilares y recibí mi cajita azul de residencia electrónica.
La caja contiene tu tarjeta personal de e-residencia, tus PINs y un lector de tarjetas USB. Eso es todo lo que necesitas para utilizar los servicios de e-Estonia y firmar documentos en línea. La instalación del software necesario es gratuita y fácil, y te acostumbrarás a usar la tarjeta y los PIN muy rápidamente.
Consejo profesional para los usuarios de USB-C-MacBook Pro: Dependiendo del tipo de dongle USB-A que utilices, el lector de tarjetas no funcionará sin un cable de extensión USB adicional.
Crear una empresa en Estonia como residente electrónico
El siguiente paso fue registrar mi empresa en Estonia. Se puede hacer directamente con los servicios gubernamentales en línea de Estonia, pero yo opté por inscribirme en una agencia y que ellos se encargaran de ello por mí.
Gracias a muchas recomendaciones de amigos y otros nómadas digitales, elegí Tu Empresa En Estonia (antes LeapIn). Están especializados en negocios online de un solo fundador, tipo nómada digital, y te ayudan a crear tu empresa y a llevar toda la contabilidad, la facturación y las declaraciones de impuestos. Dependiendo del tipo de negocio, cobran entre 60 y 100 euros al mes por todo el espantoso papeleo (digital). Y siempre están ahí para responder a tus preguntas. Estoy muy contento de saber que estas cosas están ahora en buenas manos.
Hay varias otras empresas con servicios similares y diferentes especializaciones, así que te invito a hacer tu propia investigación antes de elegir. Suponiendo que no estés familiarizado con la administración de empresas estonias o con el idioma (por si acaso), te sugiero encarecidamente que utilices una empresa de este tipo en lugar de hacerlo todo por tu cuenta.
Yo me inscribí en Tu Empresa En Estonia justo después de que se aprobara mi residencia electrónica y me facilitaron el proceso de registro de mi empresa. Acabé registrando una sociedad de responsabilidad limitada (OÜ) con un capital social (algo voluntario) de 2500€ (ese es el mínimo, el aspecto «limitado» de tu empresa sólo tiene efecto después de pagarlo, pero puedes hacer negocios antes). El registro costó otros 190€ y se completó en 3 días (comparación: registrar una sociedad limitada en España cuesta un mínimo de unos 800€ en honorarios de notario y lleva meses, sólo lo presencié).
A diferencia de mi negocio en solitario en Alemania, que sólo lleva mi propio nombre legal, tuve que elegir un nombre para mi OÜ. Tu Empresa En Estonia ofrece un comprobador de nombres para ayudar a elegir un nombre que no entre en conflicto con ninguna marca registrada en Estonia o en la UE.
Abrir una cuenta bancaria en Estonia
Por supuesto, no hay negocio sin cobrar. La apertura de una cuenta bancaria para empresas en un banco estonio físico todavía tiene que hacerse en persona (aunque eso está a punto de cambiar). Hay tres bancos principales para las cuentas de empresas en Estonia: LHV, SEB y Swedbank.
Elegí LHV porque son baratos (2€/mes para la tarjeta de débito, 10€/mes para los no residentes, sin otras comisiones de cuenta), y tienen una integración API con Tu Empresa En Estonia, por lo que Tu Empresa En Estonia puede cuadrar automáticamente mis libros y declarar mis impuestos sobre el salario.
La startup de tecnología financiera Holvi es otra alternativa para aquellos que no quieren viajar a Estonia para abrir su cuenta bancaria, pero las tarifas comienzan en 30€/mes. Actualización: Holvi dejará de admitir nuevos clientes e-residentes a finales de 2019.
Para empezar rápidamente con una solución temporal, echa un vistazo a la cuenta TransferWise Borderless*.
Por cierto, a partir de 2019, cualquier banco del EEE puede utilizarse con una empresa estonia, así que ya no estás limitado a los bancos estonios.
Para abrir mi cuenta bancaria empresarial, Tu Empresa En Estonia me proporcionó los formularios precumplimentados que firmé digitalmente y también me concertaron la cita. Viajé a Tallin para la cita con el banco, firmé el papeleo y recogí mi tarjeta de débito MasterCard. Pude hacerlo en un día, incluido el vuelo de ida y vuelta desde Barcelona.
Más tarde activé mi cuenta bancaria por internet: la banca online está en inglés y te conectas y autentificas tus transacciones con tu tarjeta de residencia electrónica y tus PIN (o Smart-ID, ver más abajo). El banco también te asesorará sobre cómo ingresar el capital social en tu cuenta.
¿Está pensando en combinar todo el trabajo en persona en un solo viaje a Estonia? Por desgracia, no creo que sea posible recoger la tarjeta de residencia electrónica Y abrir la cuenta bancaria en un solo viaje a Tallin. En cuanto tengas la tarjeta de residencia electrónica, tienes que registrar primero la empresa (lo que lleva 1-2 días). Sólo después podrás abrir la cuenta bancaria.
Lo ideal es recoger la tarjeta de residencia electrónica en su país de residencia y luego hacer un breve viaje a Tallin para finalizar la apertura de la cuenta bancaria de la empresa.
Ventajas de Estonia
En comparación con las sedes tradicionales, Estonia tiene algunas ventajas cruciales, especialmente cuando haces negocios con clientes de la UE:
- Al estar en la UE, Estonia tiene leyes económicas muy similares a las del resto de Europa, lo que presumiblemente te hace ganar confianza con los clientes europeos y, si tú mismo eres de la UE, significa que básicamente sabes cómo funcionan las cosas (cultura, derecho, economía). Tal vez no en detalle, pero se entiende lo esencial.
- Parece mucho más fiable que las Islas Caimán o lugares similares con una imagen algo turbia.
- La creación de una empresa con la residencia electrónica es extremadamente barata y rápida (ver más abajo). Además, puedes obtener servicios contables y fiscales por bastante menos de 100 euros al mes. Las agencias de los típicos paraísos fiscales, como Malta, Chipre o Hong Kong, suelen cobrar varios miles por la constitución de tu empresa, y básicamente estás atado a ellas para la administración continua.
- La mayoría de las cosas se pueden registrar y administrar en inglés.
- Una vez establecida, todo es completamente online y sin papeles. No se necesitan reuniones en persona ni correo. Bienvenido al siglo XXI (por fin).
- Obtienes un CIF de la UE, que es necesario para algunos servicios.
- Se aplican las leyes de privacidad de la UE, lo que todavía parece significar algo para algunos clientes.
Espero que otros países sigan su ejemplo con programas similares en breve, y celebro el enfoque empresarial que está adoptando Estonia para ganarse a las pequeñas empresas de todo el mundo.
Impuestos, queridos impuestos
Estonia no es un paraíso fiscal. Pero hay algunas buenas oportunidades para optimizar los impuestos personales. Además, la mera simplicidad me resulta muy atractiva.
En primer lugar: Los beneficios de la empresa no se gravan. Así que no es necesario perder el tiempo reduciendo artificialmente tus beneficios a final de año sólo para ahorrar en impuestos. En cambio, céntrate en lo que hace crecer tu negocio y busca formas de reinvertir tus beneficios de forma intencionada.
Sólo el dinero que tú, como propietario, sacas de tu empresa se grava, de una de las dos maneras siguientes:
- pagos mensuales de salarios
- dividendos
No tienes que pagar nada de esto: eres libre de dejar todos los beneficios en la empresa para reinvertirlos o ahorrarlos.
Pagos de salarios
Como fundador en solitario, por recomendación de Tu Empresa En Estonia, los pagos salariales se dividen en un 30% de salario de los miembros del consejo de administración y un 70% de salario de los empleados. Esto se debe a que se supone que, como fundador único, prestas servicios administrativos/de gestión y de expertos a la empresa.
El salario de los miembros del consejo de administración se grava con un 20% + un 33% de impuesto social. El impuesto social queda anulado si puedes demostrar que pagas las cotizaciones sociales en otro país de la UE. El salario de los empleados no está sujeto a impuestos.
Así que, en conjunto, esto me deja con un tipo impositivo fijo de algo menos del 20%. Se trata de un impuesto que paga la empresa, así que por cada 100 euros que me pago como salario, la empresa también paga 20 euros en impuestos al Estado estonio.
El porcentaje de reparto es orientativo y, al parecer, no hay ninguna ley que establezca que deba repartirse de una manera determinada. Cuanto menor sea el porcentaje del salario de los miembros del consejo de administración, menor será el tipo impositivo efectivo.
Actualización: A partir de 2019, está oficialmente permitido pagar el 100% del salario de los empleados si tienes un negocio similar al de los autónomos, es decir, si básicamente vendes tu tiempo con muy poca otra actividad empresarial, vives fuera de Estonia y tienes una residencia fiscal personal fuera de Estonia. En este caso, no pagarías ningún impuesto en Estonia.
Dividendos
Los dividendos están gravados al 20%, por lo que por cada 100 euros pagados en dividendos, 80 euros van al accionista (tú) y 20 euros al Estado.
Los dividendos están limitados al importe de los beneficios del año anterior y su importe máximo debe elegirse en el momento de presentar el informe anual anterior. Es decir, si tu empresa obtuvo 100.000€ de beneficios en 2018, puedes elegir reservar 50.000€ de ellos para dividendos en 2019. En 2019, puedes repartir hasta 50.000 euros en dividendos.
Impuesto sobre la renta de las personas físicas
Tu renta personal sigue tributando como renta extranjera en tu país de residencia fiscal. Normalmente se declaran como ingresos internacionales o «mundiales» y se tratan de forma similar a los ingresos laborales «normales». Sin embargo, algunos países gravan los beneficios de cualquier empresa que poseas en todo el mundo, así que asegúrate de comprobar los detalles de tu situación particular.
Administración y trámites bancarios cotidianos
Mi administración diaria y el papeleo se han reducido drásticamente gracias a mi decisión de establecer mi negocio en Estonia.
- Banca: pagar las facturas y mi propio salario es muy fácil y cómodo con la banca online y la aplicación móvil de LHV. Ahora utilizo Smart ID para iniciar sesión y autorizar las transacciones, por lo que ya casi no uso mi tarjeta de identificación. La tarjeta de débito MasterCard que tengo de LHV también funciona a las mil maravillas para todo tipo de transacciones.
- Smart ID: El Smart ID es básicamente una tecnología TAN/de inicio de sesión. Lo configuras una vez como una aplicación en tu smartphone y eliges dos PIN. Luego puedes utilizarlo para iniciar sesión en tu cuenta bancaria, en Tu Empresa En Estonia y en otros servicios compatibles.
- Archivar los gastos: A lo largo del mes, recojo en mi ordenador las facturas de los contratistas y otras compras. Luego, el primer día del mes, las subo a Tu Empresa En Estonia, lo que me lleva aproximadamente un minuto. No hace falta organizar ni renombrar los archivos de las facturas.
- Facturación: También normalmente una vez al mes, creo todas mis facturas en la aplicación web de Tu Empresa En Estonia. Para los clientes recurrentes, simplemente duplico las facturas anteriores, adapto los importes, las guardo y las envío. Todo esto me lleva sólo unos minutos cada mes.
- Informes anuales: Para los informes anuales (que deben presentarse en mayo), Tu Empresa En Estonia ha hecho casi todo el trabajo por mí hasta ahora. Sólo me han pedido que redacte un breve informe escrito sobre la actividad de la empresa y que decida el importe de los dividendos que me gustaría repartir el año siguiente. Cuando el informe anual está hecho, lo firmo digitalmente siguiendo las instrucciones de Tu Empresa En Estonia. Tiempo necesario: unos 20 minutos en total.
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Sobre este podcaster ninja
En internet soy Pau Ninja y aunque tengo muchos blogs de mil temáticas que me parecen interesantes… Sólo tengo un podcast. Este. En la senda hacia el conocimiento cambié la katana por un micrófono para combatir la sed de curiosidad.
