| 🎙 Episodio | #85 |
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Para qué utilizar apps para escanear documentos
Prácticamente cualquiera puede beneficiarse de tener una app para escanear documentos en su teléfono. De hecho, en la mayoría de los casos, puede sustituir por completo a un escáner físico.
Ahora bien, no me malinterpretes: sigue habiendo un montón de tareas específicas para las que tiene sentido tener un escáner. Pero si necesitas uno, es casi seguro que ya lo sabrás (por ejemplo, en el caso de contables y asesores fiscales).
Ahora bien, si te estás preguntando si necesitas uno, entonces es casi seguro que la respuesta es no.
Es posible que te sorprenda pero, gracias a la rápida mejora experimentada por las cámaras de los smartphones, hoy en día una app para escanear documentos es perfectamente válida para realizar capturas de vez en cuando: recibos, tarjetas de visita, documentos legales o algún que otro formulario.
Y como tu teléfono puede ir prácticamente a los mismos sitios que tú, estas aplicaciones también se pueden usar en lugares que no permiten usar escáneres físicos.
Por ejemplo, puedes usar una aplicación para escanear un recibo en una comida de empresa, para capturar las páginas de algún libro raro en una biblioteca, o incluso para enviar comprobantes de carga e informes de viajes si eres un camionero que hace rutas largas.
Cómo las seleccioné
Si buscas una app para escanear documentos, en la Google Play Store y en la Apple App Store podrás encontrar docenas. La mayoría de ellas tienen opiniones excelentes y funciones muy atractivas. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de las aplicaciones, muchas de ellas son basura.
Así que para limitar la búsqueda he aislado los rasgos que me parecen más útiles en una app para escanear documentos:
- Facilidad de uso: por encima de todo, las aplicaciones para escanear documentos deben ser fáciles de usar, o no querrás utilizarlas. Así que he buscado aplicaciones con controles intuitivos, diseños bien pensados y características útiles, como la captura y el reconocimiento automático de documentos.
- Gran calidad de imagen: aunque la calidad del escaneado depende en parte de la calidad de la cámara de tu teléfono, también influye mucho la propia aplicación. Cada una ofrece diferentes resoluciones de escaneado y filtros, algunos de los cuales son mejores que otros a la hora de disimular las arrugas, las sombras y otras manchas.
- Reconocimiento preciso de textos: las mejores aplicaciones de escaneado utilizan reconocimiento óptico de caracteres (OCR por sus siglas en inglés) para ubicar el texto de una imagen y convertirlo a un documento que se pueda editar. Algunas aplicaciones exportan el texto en bruto (ya sea como archivo TXT o copiado al portapapeles), mientras que otras proporcionan texto con formato usando archivos RTF o DOC. Como es habitual, lo mejor es disponer de más opciones.
- Amplitud de opciones para compartir: una buena app para escanear documentos debe proporcionar una manera cómoda de compartir tus archivos escaneados y procesados mediante OCR utilizando todos los sistemas que suelas usar: correo electrónico, Dropbox, Google Drive, Slack, impresoras, faxes, etc. Y si la aplicación puede hacer una copia de seguridad en la nube de todos tus documentos escaneados, mucho mejor.
- Opciones diversas de formato: la mayoría del tiempo probablemente acabarás escaneando documentos de texto y recibos. Sin embargo, una buena app para escanear documentos también debería ser adecuada para capturar materiales menos habituales, como pizarras, páginas de libros, periódicos, artículos de revistas y tarjetas de visita.
- Atención a la seguridad: mantuve una actitud escéptica con las aplicaciones que te animaban (o te exigían) subir tus imágenes escaneadas a sus propios servidores en la nube para almacenarlas o aplicar OCR. También con las que no ofrecen políticas claras de seguridad y privacidad. Como mínimo, busqué la promesa de que las aplicaciones no vendan ni compartan tus datos sin consentimiento.
- Funciones de anotación y edición: una vez que tienes un documento bien escaneado, cabe la posibilidad de que quieras marcarlo. Por ejemplo, colocar una X para que tu cliente sepa dónde firmar, destacar un texto, añadir notas o incluso poner tu propia firma en un contrato.
- Precio razonable: creo que a la mayoría de la gente no le importa pagar un poco por una aplicación de gran calidad. Sin embargo, desconfié de las aplicaciones que exigían una suscripción o que tenían un precio inicial inusualmente elevado (en concreto, más de unos 5 euros). Y por supuesto, valoré de forma positiva cualquier aplicación que proporcionase un escaneado de alta calidad y características útiles de forma gratuita.
Al final, acabé probando siete aplicaciones para Android (ABBYY FineScanner, Clear Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro, Smart Doc Scanner y Adobe Scan) y ocho para iOS (ABBYY FineScanner, CamScanner, ClearScanner, Microsoft Office Lens, Prizmo, ScanPro, Scanner Pro y Genius Scan).
Cómo las probé
Descargué cada app para escanear documentos usando un Google Pixel XL en el caso de Android, y un Apple iPhone 8 en el caso de iOS. En el caso de que hubiera disponible una versión freeware, evalué la funcionalidad disponible sin actualizar a la versión “Pro” o “Premium”.
Este paso era especialmente importante, ya que tenía la esperanza de poder recomendar una aplicación gratuita o freeware para cada plataforma.
Luego me centré en las versiones de pago de las aplicaciones y empecé a escanear.
Usando cada aplicación, escaneé dos documentos (un formulario de impuestos y un documento de texto sencillo con la misma frase repetida con tamaño descendente desde 12 hasta 4 puntos) por triplicado para comprobar la consistencia y la precisión del OCR. En el caso de que hubiera una función de OCR basada en la nube, la probé para ver si ofrecía una mejora notable con respecto al reconocimiento de texto usando el propio dispositivo.
Luego escaneé el formulario fiscal otra vez para comprobar el modo de escaneado en serie de cada aplicación, tomando nota de todos los obstáculos que me encontraba y de lo fácil que era volver a ordenar o capturar páginas específicas.
A continuación escaneé una nota manuscrita, una pizarra, una tarjeta de visita, una página de un libro y fotografías con acabado mate y brillante, para así poder ver cómo lidiaba cada aplicación con distintos tipos de materiales.
Durante todas estas pruebas, tomé notas detalladas sobre la calidad de la detección de bordes, del recortado automático y del rendimiento de los filtros de imagen. Una vez que tuve todos los documentos escaneados, me pasé un rato jugando con las opciones de anotación y edición para ver hasta qué punto se podían manipular las imágenes capturadas por cada app para escanear documentos.
Por último, me pasé un buen rato investigando las opciones de compartir, buscando posibles imprevistos como la imposibilidad de compartir directamente ciertos tipos de archivos, la ausencia de envío automático o una selección reducida de métodos para compartir.
La competición
Hace un tiempo, una empresa de ciberseguridad global llamada Kaspersky Lab desveló que la versión para Android de CamScanner (una popular competidora de ScanPro) contenía código de una red maliciosa de anuncios que infectaba los dispositivos de los usuarios con un malware troyano.
Este troyano se podía utilizar para desplegar más malware y mostrar anuncios potencialmente ilimitados, o incluso robar dinero de cuentas de dispositivos móviles. Por lo tanto, CamScanner fue eliminada de la Google Play Store.
Ahora bien, cuando la probé me pareció una app para escanear documentos muy potente, pero me resultaron preocupantes sus políticas de privacidad y seguridad. Le pregunté por el tema a un experto en seguridad informática, y me respondió que prefería Scanbot (ahora llamada ScanPro).
Según me dijo, prefería que las promesas estuvieran respaldadas por una tecnología que hiciera casi imposible romper dichas promesas. En este sentido, Scanbot realizaba promesas verificables en su mayoría, mientras que CamScanner requería un montón de fe y confianza.
Además, si aprovechas las mejores y más distintivas funciones de CamScanner (el OCR y el almacenamiento incluido en la nube), esta app para escanear documentos transmite los datos a sus propios servidores, que según la política de privacidad de la empresa situada en Shanghái, “pueden estar situados en China o en cualquier otro país o distrito según las necesidades de nuestro servicio”.
Aunque puedes deshabilitar las copias de seguridad en la nube y usar el OCR local, de esta forma estarías renunciando a dos de las razones más convincentes para usar esta aplicación. Así que aunque CamScanner vuelve a estar disponible en Google Play sin el código malicioso, no la puedo recomendar.
En mi opinión, es demasiado arriesgado enviar información personal sensible a un servidor situado en China (incluso aunque los dueños afirman afirmen usar cifrado AES de 256 bits).
Si quieres una app para escanear documentos con la mejor tecnología OCR, considera ABBYY FineScanner (disponible para iOS y Android). Es extremadamente buena y más precisa que Adobe Scan, Microsoft Office Lens y ScanPro. Pero tendrás que pagar un precio elevado a cambio de dicha precisión.
Además, no podrás escanear nada aparte de documentos de texto. Como ocurre con ScanPro, FineScanner está disponible tanto con una suscripción como con una versión de pago único, que se corresponden con la versión normal y la Pro, respectivamente.
Desde un punto de vista funcional son idénticas, pero con la versión normal tendrás que pagar una suscripción mensual o anual, mientras que la versión Pro cuesta unos 60 euros y no tendrás que volver a pagar.
Por otro lado, Genius Scan es una app para escanear documentos muy buena y está repleta de funciones. Además, se encuentra disponible para iOS y Android. Sin embargo, tuve problemas con su función OCR cuando la probé. La versión para iOS tenía problemas con los espacios.
Por lo tanto, si extraías texto de un PDF, acababas con una cadena casi continua de caracteres. Por su parte, la versión para Android ni siquiera tenía OCR al principio. Sin embargo, finalmente acabó incorporándose esta opción para los usuarios de Android.
Smart Doc Scanner es una opción totalmente gratuita para Android, aunque puedes pagar para eliminar los pocos anuncios que incluye. Ofrece un completo conjunto de características, una precisa función de recorte automático y distintas opciones de exportación.
Por desgracia, la función de OCR es problemática y ha tenido problemas de instalación. Las opiniones publicadas en su página de la Google Play Store sugieren que el desarrollador no responde a las peticiones, lo que me lleva a pensar que la aplicación puede estar abandonada.
En el caso de Android también probé Clear Scan, aunque su interfaz no está tan pulida como la de otras opciones, carece de captura y reconocimiento automático de documentos, de escaneado en serie y reconocimiento OCR en todo un documento a la vez. Además, me resultó más difícil conseguir imágenes escaneadas de calidad.
Para iOS, probé Scanner Pro y me gustó su interfaz y su rendimiento con documentos de texto. Sin embargo, me decepcionaron los resultados al escanear otros tipos de soportes. También probé Prizmo, pero tiene una interfaz fea y difícil de usar, su función de recorte automático no funciona bien, dispone de opciones limitadas para compartir y sus filtros no son fiables.
También consideré aplicaciones como Dropbox Business y Evernote Scannable, pero finalmente decidí no probarlas porque debes comprometerte con costosas suscripciones a servicios mucho más amplios para poder desbloquear por completo la función de escaneado (incluyendo el OCR). Sin embargo, si ya eres suscriptor o no te importa el OCR, merece la pena darle una oportunidad a una app para escanear documentos de este tipo.
Por último, Apple Notes está incluida en todos los dispositivos iOS. Es una app para escanear documentos que proporciona una función sencilla de escaneado, una herramienta de recorte fácil de usar y cuatro filtros eficaces.
Sin embargo, ofrece menos características que otras alternativas. Durante años no ofrecía ninguna funcionalidad OCR, lo que la habría descartado de antemano para esta guía. Finalmente, Apple añadió la funcionalidad OCR a Notes en iOS 13, pero funciona de manera algo distinta a otras aplicaciones.
En primer lugar, es automática: Notes reconoce todo el texto de las imágenes escaneadas y hace que se pueda buscar fácilmente desde la barra de búsqueda de iOS. Además, como la aplicación Notes de iOS se sincroniza con su contraparte para Mac, también podrás buscar los documentos escaneados en tu ordenador.
Sin embargo, el texto reconocido mediante OCR no se puede exportar como un archivo de texto o un documento de Word. Sólo está ahí para que la función de búsqueda pueda indexarlo. Esto resulta muy útil cuando sólo quieres encontrar el documento escaneado correcto, pero no es tan útil si realmente necesitas acceder al texto en bruto.
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Sobre este podcaster ninja
En internet soy Pau Ninja y aunque tengo muchos blogs de mil temáticas que me parecen interesantes… Sólo tengo un podcast. Este. En la senda hacia el conocimiento cambié la katana por un micrófono para combatir la sed de curiosidad.
